Asiakasrekisteriseloste

Viimeksi päivitetty: 26.3.2025

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:
Musiikkikoulu Säveltie Oy
Säveltie 5, 00720 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Eetu Hämäläinen
Sähköposti: eetu.hamalainen@saveltie.fi

Rekisterin ylläpito:
Asiakasrekisteriä ylläpidetään Tilitoimisto Lemon Tree Oy:n Lemonaid-palvelussa sekä Microsoftin OneDrive-palvelussa.

2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyperusteena toimii Musiikkikoulu Säveltie Oy:n oikeutettu etu, joka pohjautuu elinkeinonharjoittamisen vapauteen. Henkilötietoja käsitellään, jotta voimme ylläpitää ja hoitaa asiakassuhteita, hallita tilauksia, arkistoida ja käsitellä tietoja sekä tukea liiketoimintaprosessejamme. Käsittelylle ei välttämättä ole suoraan lainmukaista velvoitetta, yksilön kanssa tehdyn sopimuksen tai antaman suostumuksen perusteella, vaan se perustuu liiketoiminnan kannalta tarpeelliseen oikeutettuun etuun. Arvioimme, ettei tällaisesta käsittelystä aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

Käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on:

• Asiakassuhteiden ylläpito ja hoito.
• Tilausten hallinta ja laskutukseen liittyvien tietojen käsittely.
• Asiakastietojen arkistointi sekä liiketoimintaprosessien tukeminen.
• Toiminnan jatkuva kehittäminen, tilastolliset analyysit ja henkilökohtaisemman sekä kohdennetumman sisällön tuottaminen, samalla varmistaen asiakkaiden yksityisyyden suojan.

Tietoja hyödynnetään vain siinä laajuudessa kuin se on liiketoimintamme kannalta välttämätöntä ja tietojen käsittely toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

3. Kerättävät henkilötiedot, tietolähteet ja käsittelyn tavat

Kerättävät henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri sisältää muun muassa seuraavia tietoja:

• Asiakkaan etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, postiosoite ja puhelinnumero
• Laskutustiedot ja mahdolliset verkkotunnisteet (esim. www-osoite, IP-osoite)
• Tiedot aikaisemmista tilauksista ja muista liiketoimintaan liittyvistä tapahtumista

Rekisteri voi sisältää myös muita rekisteröidyn itse antamia tietoja, jotka ovat olennaisia asiakassuhteen ylläpitämisen ja kehittämisen kannalta.

Tietolähteet

Tietoja saadaan suoraan asiakkaan rekisteröitymislomakkeista, asiakassuhteen aikana annetuista ilmoituksista sekä muista digitaalisista toiminnoista (esimerkiksi asiakkaille annetut tunnukset ja evästeiden kautta kerätyt tiedot). Lisäksi tietoja voidaan päivittää yhteistyökumppaneiden tai ulkoisten järjestelmien kautta, mikäli se on liiketoiminnan edellyttämässä laajuudessa tarpeellista.

Käsittelyn tavat ja palvelut

Henkilötietoja käsitellään sähköisesti ja mahdollisesti myös manuaalisesti, mikäli asiakastapahtumissa on kerätty paperimuotoisia asiakirjoja. Sähköinen aineisto säilytetään Tilitoimisto Lemon Tree Oy:n Lemonaid-palvelussa sekä Microsoftin OneDrive-palvelussa, joissa noudatetaan asianmukaisia suojaus- ja hallintamenettelyjä.

4. Henkilötietojen säilytysaika ja tietojen luovutukset

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, mukaan lukien lakisääteiset vaatimukset, kirjanpidon ja raportoinnin edellytykset. Asiakassuhteen aikana kerättyjä tietoja säilytetään sopimussuhteen tai palveluiden tuottamisen ajan. Asiakassuhteen päätyttyä tietoja säilytetään tarvittavin osin oikeutettujen etujen turvaamiseksi, kuten mahdollisten korvausvaatimusten tai oikeudellisten kanteiden käsittelemiseksi. Mikäli käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin, säilytys noudattaa voimassa olevan lainsäädännön vaatimuksia.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisterin tiedot ovat pääasiassa Musiikkikoulu Säveltie Oy:n omaisuutta. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisille palveluntarjoajille (esimerkiksi taloushallinnon, järjestelmien palvelujen, perinnän tai laskutukseen liittyvien tehtävien tueksi) sekä viranomaisille, mikäli lainsäädäntö niin vaatii. Kaikissa tietojen luovutustilanteissa varmistamme, että osapuolten sopimusjärjestelyt noudattavat hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen siirrot toteutetaan aina EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten mukaisesti. Tietoja siirretään pääsääntöisesti vain EU/ETA-alueen sisällä tai maihin, joissa Euroopan komissio on arvioinut tietosuojan tason riittäväksi. Mikäli siirto tapahtuu EU/ETA:n ulkopuolelle, käytämme EU:n hyväksymiä standardisopimuslausekkeita (SCC) ja tarvittaessa muita suojaavia toimenpiteitä.

5. Rekisterin suojaus ja tietojen käsittely

Sähköinen aineisto

Asiakasrekisterin sähköinen aineisto on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajoitettu ainoastaan niille työntekijöille, joilla on henkilökohtainen tunnus ja salasana sekä joka on allekirjoittanut salassapitovelvoitteen.

Manuaalinen aineisto

Mikäli asiakastapahtumissa kerätään myös manuaalista aineistoa (esim. paperilomakkeita), säilytämme tiedot lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa. Manuaalista aineistoa käsittelevät vain siihen valtuutetut henkilöt.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus: Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa.
• Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot tulee oikaista, poistaa tai täydentää.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröity voi pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi virheellisten tietojen osalta.
• Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, esimerkiksi suoramainontaa varten.
• Oikeus tietojen siirtoon: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa siirrettävässä muodossa, mikäli käsittely perustuu hänen suostumukseensa.
• Oikeus tehdä valitus: Mikäli rekisteröidyn mielestä tietosuojalainsäädäntöä on rikottu, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee osoittaa kirjallisena tai todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostiosoitteesta.

7. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on myös oikeus:

• Kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa sekä muuta markkinointia varten.
• Vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin.
• Pyytää tulla kokonaan unohdetuksi, mikäli se ei vaaranna rekisterinpitäjää koskevia lain velvoitteita.

Tällä tietosuojaselosteella pyritään antamaan kattava kuva siitä, miten Musiikkikoulu Säveltie Oy käsittelee asiakasrekisterin tietoja. Mikäli sinulla on kysyttävää tietojen käsittelystä tai haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, ota yhteyttä yllä olevaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu vastaamaan nykyisiä tietosuojavaatimuksia ja sitä päivitetään tarpeen mukaan lainsäädännön ja käytäntöjen muuttuessa.